Если фирма имеет хорошее предложение, то вскоре последуют заказы. Теперь остается иметь дело с деловой корреспонденцией, что может оказаться рутиной. Но поставщик должен обеспечивать дружеские, поддерживающие отношения и в начале переписки, и в дальнейшем. На каждой стадии общения он должен показывать покупателю, что главная цель – это обслужить его наилучшим образом. Однако сложности могут возникнуть в любое время – могут возникнуть незамеченные ранее проблемы или разногласия. Все эти вещи необходимо объяснить и решить, и поэтому в деловом письме нужно аккуратно подбирать формулировки, чтобы клиент оставался с хорошим мнением о вашей фирме. Другими словами, каждое ваше письмо должно быть «немым продавцом» и последующей рекламой пишущего. Формальную фразеологию стоит использовать в формальных письмах, извещениях и инструкциях: We have pleasure in ordering the following articles from you winter catalogue…

Покупатель часто не так переборчив в выборе стиля и составляет деловые письма кратко и по существу, но современная тенденция деловой корреспонденции склоняется к более неформальному письму. Иногда правила учтивости ничего не приносят; зато дружеское послание часто приносит такой же результат. Thank you for letting us some samples of… Please send us at once…

Что точно всегда необходимо, - это точность при составлении заказа. Ошибку в указании номера каталога или опечатка в колонке количества предметов товара часто нет возможности и времени исправить. Поэтому нужно проверить написанное письмо-заказ дважды. The minimum quantity must be 300 kg. But we would accept up to a maximum of 500 kg. if the quality is high.

Ясность также необходима. Покупатель должен объяснить продавцу, что именно он хочет купить. В экспортном бизнесе, помимо описания товара, также важны и другие вещи: например, способ транспортировки, упаковка, доставка, замена, страховка, или способы оплаты, если они не были обговорены заранее: If pattern no. 54 is not available please send 55, 56 or 57 instead.

Далее, покупатель может потребовать специальные документы, которые регулируют правила импорта. Об этих документах нужно сделать запрос, так как поставщик не всегда знает, какой именно документ нужен покупателю. Большие предприятия часто используют специальный бланк экспортного заказа, где печатаются специальные требования и детали поставки: The amount of the invoice will be charged to your account.

Общие элементы письма-заказа могут быть такими:

* посылка на деловую встречу с представителем, на объявление или каталог, или на предыдущую корреспонденцию. Это правило подходит только для первого заказа. При последующих заказах можно начать письмо с:
* деталей заказываемого товара: количество, качество, номер каталога, упаковка и др.
* условия и ограничения
* альтернативы, приемлемые, если нет нужного товара
* заключающее предложение, например, побуждающее продавца обслужить заказ быстро и аккуратно.